Skutečné výdaje a daňová evidence OSVČ 2026

Skutečné výdaje uplatníte tehdy, když vaše doložené náklady přesahují procentní paušál — na rozdíl od paušálu tu navíc není žádný strop příjmů, ze kterého se výdaje počítají. Vyplatí se hlavně tam, kde do podnikání reálně investujete: řemeslníkům nakupujícím materiál (stavaři, truhláři, instalatéři, elektrikáři) nebo e-shopům se zbožím, kde náklady na nákup a skladování běžně přesahují 60 i 80 % tržeb.

Orientační pravidlo: pokud jsou vaše doložitelné výdaje vyšší než 60 % příjmů (živnost volná, vázaná, koncesovaná) nebo 80 % příjmů (řemeslná živnost), skutečné výdaje vám sníží základ daně víc než výdajový paušál. Naopak u služeb bez velkých vstupů — poradenství, IT, kadeřnictví bez drahého vybavení — bývá paušál výhodnější a hlavně jednodušší na administrativu.

Daňově uznatelným výdajem je vše, co jste prokazatelně vynaložili na dosažení, zajištění a udržení příjmů (§ 24 zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů). V praxi nejčastěji:

• Materiál a zboží k dalšímu zpracování nebo prodeji.
• Nájem provozovny, energie a služby s ní spojené.
• Telefon a internet — používáte-li je i soukromě, uplatníte jen poměrnou část podle skutečného využití pro podnikání.
• Auto: buď skutečné náklady na PHM a servis podle knihy jízd, nebo paušál na dopravu 5 000 Kč za měsíc na vozidlo používané výhradně k podnikání (max. 3 vozidla); používáte-li auto i soukromě, uplatníte jen krácený paušál 4 000 Kč (80 % z plné sazby).
• Odpisy dlouhodobého majetku — věc se vstupní cenou nad 80 000 Kč (vybavení dílny, drahá technika) se neuplatní jednorázově, ale postupně po dobu odpisové skupiny.

Zaplacené sociální a zdravotní pojistné OSVČ není daňový výdaj — platí to stejně jako u výdajového paušálu, pojistné si od základu daně neodečtete u žádné z variant. Aktuální výši povinných záloh najdete na webu ČSSZ.

Uplatňujete-li skutečné výdaje, musíte vést daňovou evidenci podle § 7b zákona o daních z příjmů. Nejde o účetnictví — nevedete podvojné zápisy ani rozvahu, evidujete jen dvě věci:

• Příjmy a výdaje v časovém sledu, tedy chronologicky, jak vznikají.
• Majetek a závazky — co vlastníte a co dlužíte, k poslednímu dni zdaňovacího období.

Ke každé položce potřebujete doklad — fakturu, účtenku nebo výpis z účtu; bez něj výdaj finanční úřad neuzná. Doklady archivujte minimálně po dobu, kdy vám může finanční úřad daň doměřit, tedy zpravidla 3 roky od konce lhůty pro podání přiznání; jste-li plátce DPH, daňové doklady k DPH uchováváte 10 let. Podrobná pravidla evidence najdete na webu Finanční správy.