Ведення архіву документів (spisovna)
Сфера діяльності № 17 згідно із законом про підприємництво (živnost).
Оновлено
Що вам потрібно: Фахова кваліфікація та додатково державний дозвіл — концесія від відомства з ліцензування підприємництва.
- Концесійна ліцензія (koncesovaná živnost)
- Сфера № 17
- Див. умови нижче
- 8 прикладів діяльності
Ведення архів документів (spisovna) є koncesovaná živnost (додаток № 3 до Закону про підприємницьку діяльність (živnostenský zákon, № 455/1991 Sb.)), у межах якої підприємець для інших осіб адмініструє, зберігає і вилучає документи. Для підприємництва потрібна koncese, надана відомством з ліцензування підприємницької діяльності (živnostenský úřad) в адміністративному провадженні, і підтвердження професійної кваліфікації. Дозвіл на підприємницьку діяльність (živnostenské oprávnění) виникає лише в день набрання законної сили рішенням про надання koncese.
Професійна кваліфікація (достатньо виконати один із варіантів освіти і відповідну до нього практику в адміністративній сфері):
1) вища освіта + 1 рік практики в адміністративній сфері;
2) вища професійна освіта + 2 роки практики в адміністративній сфері;
3) середня освіта з maturitní zkouška + 3 роки практики в адміністративній сфері;
4) свідоцтво про перекваліфікацію або інший документ про професійну кваліфікацію, виданий акредитованою установою, + 4 роки практики в адміністративній сфері.
Надання koncese в адміністративному провадженні (вирішує відомство з ліцензування підприємницької діяльності (živnostenský úřad) за § 50 і наст.). Дозвіл на підприємницьку діяльність (živnostenské oprávnění) виникає в день набрання законної сили рішенням про надання koncese. Несудимість: так. Медична придатність: ні. Страхування відповідальності: ні. Професійну кваліфікацію можна виконати також через odpovědný zástupce за § 11.
Приклади діяльності
- Приймання, облік і сортування документів, переданих pôvodce до архів документів (spisovna)
- Ведення справової та архівної документаційної обліковості документів (облікові допоміжні засоби)
- Зберігання і фізичне розміщення документів протягом строків скартації
- Проведення скартаційного провадження і підготовка скартаційних пропозицій
- Вилучення документів і передання архівалій відповідному архіву
- Забезпечення безпечного зберігання та охорони довірених документів
- Пошук і видача документів зі зберігання на запит pôvodce
- Адміністрування електронних і паперових документів у межах spisová služba
Що це за živnost і для чого вона потрібна
Ведення архів документів (spisovna) є koncesovaná živnost, внесена до додатка № 3 до Закону про підприємницьку діяльність (živnostenský zákon). Її змістом є професійне адміністрування документів для інших осіб (původce, тобто створювачів документів): приймання, облік, зберігання, охорона, пошук і подальше вилучення паперових та електронних документів протягом їхніх скартаційних строків. Архів документів (spisovna) - це місце, куди організація складає опрацьовані й закриті документи перед їх знищенням або переданням до архіву.
Цю діяльність використовують компанії, установи та інші původci, які хочуть забезпечити адміністрування своїх документів зовнішнім способом. Підприємець бере на себе відповідальність за належне зберігання й облік документів відповідно до правил spisová služba.
Що входить до цієї živnost (і що ні)
До цієї živnost належить передусім:
- приймання та облік документів від původce,
- ведення облікових допоміжних засобів (справового й архівного обліку),
- фізичне зберігання документів протягом скартаційних строків,
- пошук і видача документів,
- підготовка та проведення скартаційного провадження,
- вилучення документів і передання архівалій відповідному архіву.
Межа щодо суміжних видів діяльності: ведення архів документів (spisovna) не є тим самим, що діяльність архіву як публічної архівної установи: це регулюється окремим архівним законом (№ 499/2004 Sb.) і власним режимом акредитації. Звичайні адміністративні роботи, сканування або надання офісних послуг без адміністрування архів документів (spisovna) належать до вільної živnost. Якщо ви не впевнені в класифікації конкретної діяльності, рекомендуємо перевірити її обсяг у відомстві з ліцензування підприємницької діяльності (živnostenský úřad).
Умови отримання за законом
Заявник має виконати загальні умови за § 6 Закону про підприємницьку діяльність (živnostenský zákon) - повну дієздатність і несудимість.
Далі потрібна професійна кваліфікація. Регулювальними нормами є § 6–8 і § 27 Закону № 455/1991 Sb. Достатньо виконати один із таких варіантів (освіта + відповідна практика в адміністративній сфері):
| Освіта | Необхідна практика в адміністративній сфері |
|---|---|
| вища | 1 рік |
| вища професійна | 2 роки |
| середня з maturitní zkouška | 3 роки |
| свідоцтво про перекваліфікацію / інший документ від акредитованої установи | 4 роки |
Оскільки це koncesovaná živnost, дозвіл не виникає простим ohlášení. Про надання koncese вирішує відомство з ліцензування підприємницької діяльності (živnostenský úřad) в адміністративному провадженні за § 50 і наст. Закон про підприємницьку діяльність (živnostenský zákon); дозвіл на підприємницьку діяльність (živnostenské oprávnění) виникає лише в день набрання законної сили рішенням про надання koncese. Строк для рішення зазвичай становить 30 днів.
Якщо ви особисто не виконуєте умови професійної кваліфікації, можете призначити odpovědný zástupce за § 11, який підтвердить фаховість замість вас.
Як заявити або отримати živnost крок за кроком
- Заповніть JRF (Єдиний реєстраційний формуляр) - для koncese ви подаєте заяву про koncese.
- Подайте заяву в будь-якому відомстві з ліцензування підприємницької діяльності (obecní živnostenský úřad), електронно через портал rzp.gov.cz або в контактному місці Czech POINT.
- Додайте документи про професійну кваліфікацію (освіту і практику) та несудимість.
- Сплатіть адміністративний збір - за заяву про koncese при першому вході у підприємництво 1 000 Kč, за наступну koncese 500 Kč.
- Дочекайтеся рішення - відомство з ліцензування підприємницької діяльності (živnostenský úřad) зазвичай вирішує до 30 днів; дозвіл виникає набранням рішенням законної сили.
Детальний порядок знайдете в інструкції Як відкрити živnost.
Документи і збори
- Заповнений JRF (заява про koncese).
- Документ про професійну кваліфікацію (освіта + практика за таблицею вище).
- Документ про несудимість (зазвичай його забезпечує відомство із реєстру судимостей).
- Документ, що посвідчує особу.
- Адміністративний збір: заява про koncese 1 000 Kč (перший вхід у підприємництво), наступна koncese 500 Kč.
Часті запитання
Ведення архів документів (spisovna) є вільною, vázaná чи koncesovaná živnost?
Це koncesovaná živnost, внесена до додатка № 3 до Закону про підприємницьку діяльність (živnostenský zákon). Тому вона вимагає koncese, наданої в адміністративному провадженні, а не простого ohlášení.
Скільки триває отримання koncese?
Відомство з ліцензування підприємницької діяльності (živnostenský úřad) вирішує зазвичай до 30 днів. Вести підприємництво можна лише від дня набрання законної сили рішенням про надання koncese.
Чи мушу я мати вищу освіту?
Ні. Достатньо будь-якого з варіантів: наприклад, середньої освіти з maturita і 3 років практики в адміністративній сфері або перекваліфікації і 4 років практики.
Що робити, якщо я сам не виконую професійну кваліфікацію?
Можете призначити odpovědný zástupce за § 11, який підтвердить фаховість замість вас.
Чи відрізняється ведення архів документів (spisovna) від діяльності архіву?
Так. Публічний архів регулюється архівним законом і власною акредитацією; ведення архів документів (spisovna) - це адміністрування документів původce протягом скартаційних строків.